Zo blijf je op de hoogte
We vinden het belangrijk om ouders en verzorgers op de hoogte te houden van de vorderingen en het welzijn van hun kind. Daarnaast houden we leerlingen en ouders graag op de hoogte van de ontwikkelingen op onze school. We zetten verschillende communicatiemiddelen om dit te realiseren.
De school informeert ouders in algemene zin via e-mail en Magister. Wanneer er specifieke, individuele zaken spelen, neemt de mentor, leerlingcoördinator of afdelingsleider contact met de ouder. We vragen ouders om met name de mentor, ook goed te informeren. Wanneer ouders met een medewerker spreken dan kunnen ze een afspraak te maken.
Magister
Op onze school werken we voor onze leerlingenadministratie met Magister. Zowel leerlingen als ouders/verzorgers krijgen een account om in te loggen. Leerlingen gebruiken hun account voor de ELO (elektronische leeromgeving) en kunnen er huiswerk, studiewijzers en digitaal lesmateriaal vinden. Ouders/verzorgers kunnen meekijken in Magister en zo nodig begeleiden.
toestemming AVG
Tot het 16e jaar van de leerling dienen ouders/verzorgers de AVG-toestemming te geven in Magister. Vanaf hun 16e jaar kunnen leerlingen dit zelf beheren in het systeem.
Resultaten
De resultaten van de leerling zijn voor leerlingen en ouders te zien in Magister*.
Wij kiezen ervoor om nieuwe cijfers alleen op schooldagen te publiceren tussen 08.00 en 09.00 uur. Dat voorkomt onrust tijdens de lessen.
* De resultaten zijn met veel zorg samengesteld. Wij behouden ons het recht voor om eventuele invoerfouten te corrigeren. Aan de online gepubliceerde cijfers kunnen geen rechten worden ontleend.
Bij vragen over cijfers en/of absentiegegevens kun je contact op met de mentor.
Rapporten en ouderavonden
Het hele schooljaar kunnen ouders/verzorgers hun kind volgen via Magister. Tweemaal per jaar reiken wij een rapport uit aan de leerlingen van de onderbouw met de vorderingen. Deze rapporten krijgen zij in februari (na eerste semester) en in juli (aan het einde van het schooljaar).
Leerlingen van de bovenbouw krijgen aan het einde van het schooljaar het rapport uitgereikt. Op deze rapporten staat voor alle vakken het gemiddelde van alle tot dan toe behaalde cijfers.
Op de eerste ouderavond kunnen ouders/verzorgers de mentoren spreken. Aan het begin van het schooljaar is er voor elk leerjaar een avond waarop ouders/verzorgers kennis kunnen maken met de mentor en waar aandacht is voor specifieke informatie over het betreffende leerjaar.
Voor deze avonden ontvangen ouders/verzorgers een uitnodiging. In leerjaren waarin de leerling een keuze (profiel/studie) maakt, organiseren we voorlichtingsavonden met de mentor/LOB coach.
Vanuit Houtens organiseren we elk jaar het volgende om de voortgang te volgen en te bespreken:
Rapporten met cijfers en gegevens over werkhouding, inzicht en perspectief
Informatieavond om kennis te maken met de mentor en het leerjaar
Driehoeksgesprekken twee keer per jaar met ouder en leerling
Spreekmomenten om docenten naar keuze spreken
Voorlichtingsavonden zoals bijvoorbeeld specifieke voorlichtingen over examens, vakkenpakketkeuze, thema-avonden vanuit het ouderpanel
Nieuwsbrief
Voor elke vakantie ontvangt u per mail de nieuwsbrief waarin wij u informeren over relevante zaken.
Social media en website
Houtens doet regelmatig verslag op verschillende sociale media van activiteiten die plaatsvinden, media waarin we staan en dergelijke. Op onze website vind je actuele nieuwsberichten over alles wat wij doen en de informatie voor nieuwe ouders en leerlingen uit groep 7 & 8.
Volg ons/ like de pagina’s en blijf zo op de hoogte!
Beeldmateriaal en toestemming
Op Houtens maken we foto’s en video’s van activiteiten en het schoolleven. Dat is waardevol: zo laten we zien wat er op school gebeurt. Omdat op beeldmateriaal herkenbare personen staan, gaan we hier zorgvuldig mee om en houden we ons aan de privacywetgeving (AVG).
Niet al het beeldgebruik werkt hetzelfde. Voor sommige beelden vragen we toestemming van ouders — bijvoorbeeld voor foto’s op de website, sociale media of in drukwerk. Voor ander gebruik hebben we een andere wettelijke grondslag, bijvoorbeeld opnamen die bij het onderwijs horen of cameratoezicht voor de veiligheid. Daar vragen we dus geen toestemming voor maar informeren we je over en heb je de mogelijkheid om bezwaar te maken.
Wat we precies doen, waarom, hoe lang we beelden bewaren en welke keuzes en rechten ouders hebben, lees je hier:
Toestemming voor beeldmateriaal — uitleg en je rechten: hijnscholengroep.nl/toestemming
Hoe wij met persoonsgegevens omgaan (privacyverklaring): hijnscholengroep.nl/privacyverklaring
Cameratoezicht op onze scholen: hijnscholengroep.nl/cameratoezicht
Ouders geven toestemming in Magister. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar doen de ouders/verzorgers dat; vanaf 16 jaar beslist de leerling zelf. Je kunt je keuze per onderdeel maken en later altijd aanpassen of intrekken. Wil je de toestemming intrekken voor een specifieke foto? Dan halen we die weg.
Vragen over beeldmateriaal? Neem contact op met Janneke de Jong via communicatie@mijnhoutens.nl of mail ibp@hijnscholengroep.nl met vragen over privacy.
Contactpersonen
Alle personeelsleden kunt u bereiken via e-mail; het e-mailadres wordt gevormd door voornaam, eventueel tussenvoegsel, achternaam (aan elkaar) gevolgd door: @mijnhoutens.nl.
Een overzicht van alle contactpersonen staat op onze website: Houtens - De school die je kent!
Leerlingenraad
Er is een leerlingenraad op Houtens. Leerlingen uit verschillende leerjaren praten via deze leerlingenraad mee over de dagelijkse gang van zaken op Houtens en helpen bij de organisatie van een schoolfeest of andere activiteiten. De leerlingenraad heeft regelmatig overleg met de schoolleiding.
Meer weten of aanmelden? Mail naar: leerlingenraad@mijnhoutens.nl
Medezeggenschap
Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad
Houtens is onderdeel van HIJN scholengroep. HIJN kent een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) die bestaat uit personeelsleden, leerlingen en ouders van de verschillende scholen. De GMR praat over thema’s op stichtingsniveau, zoals het meerjaren strategisch beleidsplan, het financieel beleid, de klachtenregeling van de stichting en de centrale ondersteuning. Een GMR kan ook het initiatief nemen om een onderwerp aan te snijden wanneer dit een meerderheid van de scholen betreft.
De GMR van HIJN scholengroep overlegt met het bestuur en heeft informatie- instemmings- en/of adviesrecht bij belangrijke beleidsbeslissingen. Daarmee is de GMR het hoogste democratische orgaan binnen de school.
De voorzitter van de GMR is Edwin Wolswinkel en de secretaris is Frans van Haendel. De GMR is bereikbaar via gmr@hijnscholengroep.nl Meer informatie over de GMR kunt u lezen op https://hijnscholengroep.nl/medezeggenschapsraad
Medezeggenschapsraad
Naast de GMR hebben alle scholen een eigen MR. In de MR vindt het overleg met de betreffende rector of directeur plaats. De positie van de MR is vergelijkbaar met die van een ondernemingsraad in het bedrijfsleven.
De MR bestaat voor de helft bestaat uit ouders en leerlingen en voor de andere helft uit personeel van de school (de oudergeleding, de leerlinggeleding en de personeelsgeleding). Ouders die willen meebeslissen en meepraten over het beleid van de school, kunnen zich verkiesbaar stellen voor de medezeggenschapsraad.
Waarom lid worden van de MR van Houtens?
1. Impact: U heeft directe invloed op beslissingen die het welzijn en de ontwikkeling van alle leerlingen beïnvloeden.
2. Samenwerking: U werkt samen met andere gemotiveerde ouders, docenten en de schoolleiding om de beste resultaten te behalen.
3. Betrokkenheid: U blijft nauw betrokken bij de school en draagt actief bij aan het verbeteren van het onderwijs en de schoolomgeving.
Samenstelling
De MR van Houtens bestaat uit 8 leden: 4 personeelsleden, 2 ouders en 2 leerlingen. De normale zittingsduur van een MR-lid is 3 jaar; na deze periode kan een lid zich herkiesbaar stellen. Als er plaatsen vrij zijn in de oudergeleding van de MR of deelraad, verspreiden we een oproep onder alle ouders.
Contact
Mocht je vragen of opmerkingen hebben? Dan kunt je altijd bij een van de MR-leden terecht.
De MR is bereikbaar via mr@mijnhoutens.nl.
Informatie veilig versturen
ZIVVER
Houtens gebruikt ZIVVER voor het veilig versturen van privacygevoelige informatie.
Hierdoor versturen wij gevoelige informatie volledig beveiligd en versleuteld. Zo kan niemand anders dan jij de inhoud van de e-mail lezen.
Hoe open je een bericht dat via ZIVVER is verstuurd?
Heb je een e-mail ontvangen van een medewerker van Houtens via ZIVVER? Dan open je dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Klik voor bericht’ te klikken. Je wordt dan automatisch doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van ZIVVER. Eventueel moet je hier ook een wachtwoord of sms-code invoeren (zie hieronder). Via deze link lees je informatie over hoe iemand zonder ZIVVER-account een bericht ontvangt en leest.
Bericht openen met een toegangscode
Je hebt een beveiligd bericht ontvangen. Degene die het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen jij het bericht kan lezen. De afzender heeft daarom een toegangscode aan jou gecommuniceerd. Klik op ’Klik voor bericht’ en vul deze code in. Nu kun je het bericht lezen. Heb je geen toegangscode ontvangen? Neem dan contact op met de afzender.
Bericht openen met een sms-code
Je hebt een bericht ontvangen dat is beveiligd met een SMS-code. Degene die het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen jij het kunt lezen. Daarom sturen wij bij het openen een code naar jouw mobiele telefoon. Klik op ‘Klik voor bericht’ en daarna op ‘SMS sturen’. Vul dan de code in die u op je telefoon ontvangt. Nu kun je het bericht lezen.
Wil je reageren op een e-mailbericht dat via ZIVVER is verstuurd?
Je leest het bericht dat via ZIVVER is verstuurd op een beveiligde webpagina. Als je op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina. Onder het ontvangen bericht kun je direct jouw reactie typen. Je verzendt deze reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer de ontvanger hierop reageert, ontvang je weer een notificatie per e-mail.
Geef wijzigingen in e-mailadres en telefoonnummer door aan ons!
Het is belangrijk dat je wijzigingen in e-mailadres of mobiele telefoonnummer direct aan ons doorgeeft. Ouders van leerlingen kunnen dit bijvoorbeeld zelf wijzigen in Magister. Op deze manier kunnen wij veilig met jou blijven communiceren.
Vragen?
Heb je vragen over een ontvangen e-mailbericht? Kun je het ontvangen bericht niet openen? Of heb je vragen over ZIVVER? Neem dan graag contact met ZIVVER op: support@zivver.com. Meer weten? https://www.zivver.nl.
Protocol gescheiden ouders
Wanneer onze school te maken krijgt met gescheiden ouders, is het belangrijk dat er duidelijkheid bestaat over de manier waarop de communicatie en informatieverstrekking verlopen.
De school volgt hiervoor de wettelijke regels en uitspraken van de Landelijke Klachtencommissie. Voor onze school is het ‘protocol informatieverstrekking aan gescheiden ouders’ van toepassing. Bekijk het protocol.
Klachten
Als je het niet eens bent met beslissingen of het beleid van de school, vragen we dat te melden bij de persoon die het betreft, zodat we daarover in gesprek kunnen gaan. Leidt dit gesprek niet tot een oplossing, dan kun je beroep doen op de klachtenregeling van HIJN scholengroep. Hierin staat beschreven hoe wij omgaan met klachten en welke stappen je kan zetten in geval van een klacht. De klachtenregeling geldt voor iedereen die betrokken is bij de school en kun je hieronder vinden.